Sähköposti

Mitä sähköposti on?
Sähköposti tarkoittaa kirjallisten viestien lähettämistä tietokoneilla. Viestit kulkevat tietoverkossa sähköpostipalvelimien kautta, ja käyttäjät voivat hakea saapuneet viestinsä tietokoneella tai verkkoselaimella mistä tahansa internetiin kytketystä laitteesta.

• Nopeus ja edullisuus: Viestit tavoittavat vastaanottajan sekunneissa, paikasta riippumatta.
• Helppo tallentaa: Viestit voidaan säilyttää ja lukea myöhemmin uudelleen.

• Avoimuus verkossa: Viestit kulkevat selkokielisinä, joten ne voidaan salakuunnella. Suuremmat organisaatiot käyttävät salausta tämän estämiseksi.
• Viestien katoaminen: Viestit voivat kadota väärien asetusten tai roskapostisuodattimien vuoksi. Ei ole varmaa, että viesti saapuu perille.
• Tarkkuus: Sähköpostiosoite on kirjoitettava oikein, jotta viestit menevät perille.
• Haittaohjelmat: Viruksia ja haittaohjelmia voidaan levittää sähköpostin liitteinä tai linkkeinä.

Sähköpostin käyttö Office 365 Outlook

Kun avaat Office 365 Outlook -sähköpostiohjelman, voit:

• Lukea vastaanottamiasi viestejä
• Tallentaa viestejä
• Tulostaa viestejä
• Kirjoittaa ja lähettää omia viestejä

Ohjelman käyttö edellyttää, että olet ostanut palvelun ja sinulla on rekisteröity sähköpostiosoite.

Avattuasi ohjelman, näet Saapuneet-kansion. Tässä kansiossa on viestejä, jotka olet vastaanottanut ja joita ei ole lajiteltu vielä mihinkään muuhun kansioon. Kun valitset jonkin vastaanotetuista viesteistä (1), näet sen sisällön viesti-ikkunassa (2). Viesti sisältää otsikon, lähettäjätiedot, liitetiedostot (3) sekä itse viestin tekstisisällön.

Saapuneet-viestilista
Saapuneet-viestilistassa näkyvät kaikki vastaanotetut sähköpostit. Lukemattomat viestit ovat paksummalla fontilla. Lista näyttää lähettäjän nimen, viestin otsikon ja viestitekstin ensimmäiset sanat. Jos viestissä on liitteitä, oikeassa reunassa näkyy liite-symboli.
Kun pidät osoitinta viestin päällä, saat näkyviin lisäsymboleita, joiden avulla voit:

• Poistaa viestin
• Merkitä viestin lukemattomaksi
• Merkitä viestin tärkeäksi
• Kiinnittää viestin listan yläosaan

Liitetiedostot
Voit tarkastella liitetiedostoja (3) joko avaamalla ne suoraan tai tallentamalla ne koneellesi tai OneDriveen. Voit valita toiminnon liitteen symbolin vierestä tai kuvien alla olevista linkeistä. Symbolien viereinen teksti kertoo liitteen nimen, muodon ja tiedostokoon. Näiden tietojen avulla voit arvioida, ovatko liitteet mahdollisesti viruksia tai haittaohjelmia. Älä avaa tiedostoja, jos ne näyttävät epäilyttäviltä tai viestin teksti ei ole selkeä.

Valikot
Klikkaamalla viestin oikeassa reunassa olevaa pudotusvalikkoa (4), saat esiin viestiin liittyviä lisätoimintoja:

• Vastaa: Vastaa uudella viestillä lähettäjälle. Vanha viesti säilyy mukana.
• Vastaa kaikille: Vastaa kaikille, joille alkuperäinen viesti on lähetetty.
• Lähetä edelleen: Lähetä viesti uudelle vastaanottajalle.
• Poista: Poista viesti. Viesti siirtyy Poistetut-kansioon.
• Merkitse roskapostiksi: Kaikki tältä lähettäjältä saadut postit siirtyvät Roskaposti-kansioon.
• Tulosta: Tulosta viesti paperille tai PDF-tiedostoksi.
• Avaa erillisessä ikkunassa: Avaa viesti omaan ikkunaansa, jotta sitä on helpompi käsitellä ja tarkastella.

Sivun yläreunassa olevassa valikossa (5) on miltei samat valikot kuin itse viestin valikossa. Lisänä on Siirrä kansioon-valikko, jonka avulla voit luoda uusia kansioita tarpeen mukaan sekä siirtää viestejä niihin. Vasemmassa reunassa on hakutoiminto, jonka avulla voit suodattaa viestejä lähettäjän, otsikon ja viestisisällön mukaan.

Viestien kirjoittaminen
Valitse ohjelman yläpalkista painike +Uusi. Tästä avautuu uusi viestipohja ohjelman oikealle puolelle.

1. Kirjoita vastaanottajan osoite tai valitse henkilö klikkaamalla Vast.ottaja-nappia. Löydät osoitekirjasta saman organisaation henkilöitä.
2. Kopio-kohta: Voit lähettää viestin kopion. Vastaanottaja näkee viestin olevan kopio alkuperäisestä.
3. Piilokopio: Jos haluat lähettää kopion henkilölle, jota muut eivät näe, lisää vastaanottaja Piilokopio-linkistä.
4. Aihe: Kirjoita viestille selkeä aihe, joka kuvaa viestiä hyvin.
5. Viestikenttä: Kirjoita itse viesti.
6. Muokkausnapit: Voit muokata viestin tekstiä, esimerkiksi lihavoida, palstottaa tai muuttaa tekstin väriä.
7. Lisävalinnat: Voit lisätä viestiin kuvia, hymiöitä ja liitetiedostoja.
8. Lähetä-nappi: Lähetä viesti. Kopio viestistä siirtyy Lähetetyt-kansioon.

Jos liität sähköpostiin liitteen, muista mainita siitä viestissä. Näin vastaanottaja tuntee tilanteen turvallisemmaksi eikä epäile liitteen olevan virus tai haittaohjelma.