Sähköposti
Mitä sähköposti on?
Sähköpostilla tarkoitetaan yleensä kirjallisessa muodossa
olevien viestien lähettämistä tietokoneilla. Viestit
välitetään tietoverkossa käyttäjien välissä olevien
sähköpostipalvelimien kautta. Näistä käyttäjät voivat hakea
omia saapuneita postejaan oman tietokoneensa avulla tai
verkkoselaimella mistä tahansa laitteesta, jotka on kytketty
internettiin.
Sähköpostin etuja onkin sen nopeus ja edullisuus. Sähköpostin
viestit tavoittavat henkilöitä muutamassa sekunnissa
riippumatta paikasta. Jos viestin saaja ei ole paikalla, jää
viesti odottamaan hänen postilaatikkonsa. Sähköpostit on
helppo tallentaa ja lukea myöhemmin uudelleen.
Sähköpostin ongelmia ovat sen avoimuus verkossa. Se kulkee
selkeäkielisenä verkossa ja sitä voidaan salakuunnella
oikeilla välineillä. Suuremmat organisaatiot käyttävät
sähköpostin salausta, jotta salakuuntelu olisi vaikeampaa.
Joskus sähköpostit voivat kadota matkalla väärien asetusten
tai roskapotisuodattimien vuoksi. Sähköpostin lähettämisessä
ei pidä olettaa varmaksi postin perille menemistä. Postin
saapuminen voidaan kuitenkin todentaa vastaanottajan toimesta.
Sähköpostiosoite on myös kirjoitettava tarkasti oikein, jotta
viestit menevät perille. Haittaohjelmia ja viruksia levitetään
sähköpostin liitteinä tai linkkeinä viesteissä.
Sähköpostin käyttö Office 365 Outlook

Avattuasi sähköpostiohjelma Office 365 Outlook, sinulla on
mahdollisuus lukea vastaanottamiasi posteja, tallentaa
viestejä, tulostella niitä sekä kirjoittaa omia viestejä
toisille. Tämän ohjelman käyttö edellyttää, että olet ostanut
palvelun ja sinulla on rekisteröity sähköpostiosoite.
Avattuasi ohjelman, näet Saapuneet-kansion. Tässä kansiossa on
viestejä, jotka olet vastaanottanut ja joita ei ole lajiteltu
vielä mihinkään muuhun kansioon. Kun valitset jonkin
vastaanotetuista viesteistä (1),
näet sen sisällön viesti-ikkunassa
(2). Viesti sisältää otsikon, lähettäjätiedot,
liitetiedostot (3)
sekä itse viestin tekstisisällön.
Saapuneet-viestilista
Saapuneet-viestilistassa on lista vastaanotetuista
sähköposteista. Ne ovat paksummalla fontilla kirjoitettuja,
jos niitä ei ole vielä luettu.
Lista
ilmoittaa lähettäjän nimen, jonka lähettäjä on määritellyt
omassa viestiohjelmassa. Ikkunan oikeassa reunassa on
liite-symboli, mikäli viestissä on liitteitä mukana. Ikkunasta
selviää myös viestin otsikko sekä viestitekstin ensimmäiset
sanat. Mikäli pidät osoitinta ikkunan päällä, saat
lisäsymboleita käyttöösi. Näiden avulla voit poistaa viestin,
merkata sen lukemattomaksi tai tärkeäksi tai pitää sitä
viestilistan yläosassa.
Liitetiedostot Voit tarkastella
liitetiedostoja (3)
joko aukaisemalla niitä suoraan tai tallentamalla ne
koneellesi tai OneDriveen. Voit valita toiminnon valikosta
liiteen symbolin vierestä tai kuvien alla olevista linkeistä.
Symbolien viereinen teksti kertoo liitteen nimen, muodon ja
tiedostokoon. Näiden avulla voit myös päätellä, onko liitteet
mahdollisesti viruksia tai haittaohjelmia. Älä avaa tiedostoja
jos ne näyttävät epäilyttäviltä tai viestin teksti ei ole
selvää.
Valikot Klikkaamalla viestin oikeassa
reunassa olevaa pudotusvalikkoa
(4), saat esiin viestiin liittyviä
lisätoimintoja:
Vastaa - vastaa
uudella viestillä lähettäjälle. Vanha viesti säilyy mukana.
Vastaa kaikille - vastaus kaikille, joille
alkuperäinen viesti on lähetetty.
Lähetä edelleen - lähetä viesti uudelle
vastaanottajalle. Poista - voit poistaa
viestin. Viesti siirtyy poistetut-kansioon.
Merkitse roskapostiksi - kaikki tältä lähettäjältä
saadut postit siirtyy roskapostikansioon Tulosta
- voit tulostaa viestin paperille tai pdf-tiedostoksi
Avaa erillisessä ikkunassa - avautuu omaan
ikkunaansa, jotta sitä on helpompi käsitellä ja tarkastella
Sivun yläreunassa olevassa valikossa
(5) on miltei samat valikot kuin itse
viestin valikossa. Lisänä on Siirrä kansioon-valikko,
jonka avulla voit luoda uusia kansioita tarpeen mukaan sekä
siirtää viestejä niihin. Vasemmassa reunassa on hakutoiminto,
jonka avulla voit suodattaa viestejä lähettäjän, otsikon ja
viestisisällön mukaan.
Viestien kirjoittaminen
Valitse
ohjelman yläpalkista painike +Uusi. Tästä avautuu uusi
viestipohja ohjelman oikealle puolelle.

1 - Kirjoita vastaanottajan osoite tai valitse henkilö
klikkaamalla Vast.ottaja-nappia. Löydät osoitekirjasta saman
organisaation henkilöitä. 2 - Voit käyttää kopio-kohtaa
viestin kopion lähettämiseksi. Vastaanottaja näkee viestin
olevan kopio alkuperäisestä. 3 - Jos haluat lähettää kopion
henkilölle, jota muut eivät saa nähdä, voit lisätä
vastaanottajarivin Piilokopio-linkistä. 4 - Kirjoita
viestille aina selkeä aihe, joka kuvaa viestiä hyvin. 5 -
Viestikenttään voit kirjoittaa itse viestin. 6 - Voit
muokata viestin tekstiä muokkausnappien avulla. Näillä voit
lihavoida, palstottaa ja vaikka muuttaa tekstin väriä. 7 -
Lisävalintojen avulla voit lisätä viestiin kuvia, hymiöitä ja
liitetiedostoja. 8 - Lähetä viesti lopuksi Lähetä-napilla.
Kopio viestistä siirtyy lähetetyt-kansioon.
Jos liität sähköpostiin liitteen, muista kertoa siitä
viestissä. Näin vastaanottaja tuntee tilanteen
turvallisemmaksi, kun ei tarvitse epäillä liitteen olevan
virus tai haittaohjelma, joka voi tulla viesteihin salaa.
|