Esitystilanteet

Monesti joudumme tilanteisiin, jossa joudumme esittämään omia ajatuksiamme, ideoitamme tai tutkimuksiamme toisille palavereissa, kokouksissa tai vaikka koulussa. Esityksissä havainnollistaminen on tärkeä osa kokonaisuutta. Sillä helpoitamme asian ymmärtämistä. Havainnollistamiseen käytetään usein esitysgrafiikkaohjelmia, joista tunnetuimpia on Microsoftin Office-pakettiin kuuluva PowerPoint. Usein esityksen rytmi keskeytyy tietoteknisten ongelmien vuoksi. Laitteistoa ei saada toimimaan halutulla tavalla tai tiedostoa ei saada auki. Katsomme muutamia ohjelmiin ja tekniikkaan liittyviä asioita, jotka helpottavat esitystilanteita.

Esityksen tallentaminen
Valmista esityksistä aina selkeät ja siistit. Älä kirjoita liikaa tekstiä dioille ja käytä tarpeeksi suurta fonttikokoa. Käytä vain muutamaa diaa ja esitä tarpeelliset tiedot niillä. Älä kirjoita koko esitystäsi niihin.

Jos haluat ajoittaa esityksen niin, että se vaihtaa diat automaattisesti, voit tehdä sen vlitsemalla diaesitys taskusta kohdan Kokeile määräaikoja.

Voit määritellä diojen keston painamalla dianvaihdot välilyöntinäppäimellä tai ohjaimen nuolesta. Kun diat on käyty loppuun, voit tallentaa esityksen ajat.

Itse esitys voidaan tallentaa moneen muotoon. Valitse Tallenna nimellä Tiedosto-taskusta. Tallennusmuodosta voit päättää tallennettavan tiedoston muodon. Tärkeimpiä muotoja ovat:

• PowerPoint-esitys - tallentaa muokattavaan muotoon, mutta vaatii uudemman PowerPoint-ohjelman esityskoneessa. Vanhemmalla Office-versioilla kannattaa tallentaa muotoon PowerPoint 97-2003-esitys.

• PowerPoint-diaesitys - tämä muoto on automaattisesti toimiva esitysmuoto ja tässä ei tarvitse olla PowerPoint-ohjelmaa asennettuna. Tätä muotoa ei pysty enään jälkeenpäin muokkaamaan. Diat avautuvat täysi-ikkunamuotoon automaattisesti.

• PDF - esitys tulostuu pdf-tulostusmuotoon. Vaatii pdf-tiedostojen lukuohjelman. Parempi vaihtoehto jos esitystä haluaa tulostella myös paperille tai lähettää sähköpostilla. Voidaan myös käyttää esitysmateriaalina.

Esityksien siirtäminen esitettävään laitteeseen
Valitse kansio jossa eri tiedostomuodot esityksiin sijaitsevat. Huomioi, että eri tallennusmuodot omaavat erilaiset kuvakkeet. Ole tarkka valitessasi tiedostoa, jonka haluat käytettäväksi esityksessäsi.

Jos käytät muistitikkua, valitse haluamasi kohteet pitämällä Ctrl-nappia pohjassa. Kopioi valitsemasi tiedostot copy-pastaamalla (Ctrl+C ja Ctrl+V) tikulle. Voit myös käyttää verkkoa tiedostojen siirtämisessä. Liitä esitykset sähköpostiin ja lähetä ne itsellesi. Voit siirtää tiedostot etukäteen esityspaikan tietokoneelle avaamalla siellä sähköpostisi. Voit myös hyödyntää pilvipalveluita, kuten OneDriveä. Älä avaa tiedostoja tikulta, postistasi tai pilvipalvelusta esitystilanteessa, vaan kopioi ne esityskoneen työpöydälle etukäteen.

Tiedostojen avaaminen esitystilanteessa
Kopioi esitysmateriaalit jo etukäteen esityskoneen työpöydälle. Näin huomio ei siirry muualle ennen esitystä ja kuulijat ovat tarkkaavaisempia. Testaa myös tiedostojen toimivuus etukäteen. Tiedostot voivat vaurioitua siirrossa. Tuplanapsauta tiedostoa ja se käynnistyy.
Diaesitys lähtee koko näytön tilaan automaattisesti.
PDF-muotoinen esitys on riippuvainen PDF-lukijasta tietokoneessa. Näitä on monia erilaisia ja siksi tämä pitää kokeilla etukäteen. Ohjelmista löytyy usein kokonäyttötila ja sivujen vaihtopainikkeet.
PowerPoint-esitys vaatii PowerPoint-ohjelman toimiakseen. Varmista mikä versio ohjelmasta esityskoneessa on. Avatessa ohjelma avaa tiedoston muokkaustilaan. Jotta esitys alkaa, on painettava diaesitys-nappia. Tämän voi myös aloittaa nopeammin klikkaamalla F5-funktionäppäintä heti kun tiedosto on auennut. Näin yleisöllä ei ole aikaa katsoa dioja ennen esitystä.

Voit siirtyä diaesityksessä diojen välillä nuolinäppäimilla tai eteenpäin välilyöntinäppäimellä. Myös hiiren klikkaus siirtää seuraavaan diaan. Hiiren oikealla näppäimellä klikatessa saat esiin valikon, josta voit valita seuraavan tai edellisen dian.

Lopetustilanne
Kun lopetat esityksen, voit poistua kokonäytön tilasta Esc-näppäimellä riippumatta esitysohjelmasta. Muista poistaa esitys tietokoneelta, jos et halua levittää tiedostoa. Muista myös sammuttaa tikku, ennen kuin vedät sen tietokoneesta. Muistitikku sammutetaan valitsemalla usb-nappi tietokoneen alavalikosta. Klikkaa nappia ja valitse poistettavaksi käyttämäsi laite. Jos vedät tikun sammuttamatta irti, voi tikku saada sähköiskun ja vaurioittaa sitä.

Ongelmatilanteet

• Netti ei toimi - usein nettitallennustilaan ei päästä, koska kannettavan netti ei toimi. Valitse alareunan verkkohaku ja klikkaa haluamaasi verkkoa. Kone yhdistää verkon automaattisesti. Jos verkossa on salasanat, kysyy se niitä seuraavaksi. Kysy salasana tietotekniikan vastaavilta.
  

• Esitys ei avaudu - varmista, että käyttämäsi tiedostomuoto vastaa esitystilan ohjelmistoa. Jos käytät vahempaa laitteistoa, olisi esitys hyvä tallentaa jo etukäteen eri muotoihin varmuuden vuoksi. Jos esitys on pdf-muodossa, varmista että laitteistossa on pdf-lukija asennettuna.
  

• Kuva ei näy videotykissä - Varmista, että tykistä on valittu oikea kanava tietokonetta varten. Joskus tykit jumiittaa pitkän käytön seurauksena ja uudelleenkäynnistys voi auttaa. Usein tietokoneissa on pikanäppäin näytön ulostulon aktivoimiseksi. Varmista, että tämä on päällä.