Lomakkeen suojaus ja tarkastus

Lomakkeen tarkastus - sukupuoli
Jotta voimme estää lomakkeen väärinkäytön ja kirjoitusvirheiden syntymisen, Excel antaa mahdollisuuden estää tuplamerkitsemiset kaavojen avulla. Tässä esimerkissä estämme molempien sukupuolimerkintöjen merkkaamisen ja usean kurssin sekä iän merkitsemisen.

Merkkaa D10 ruutu klikkaamalla (1). Tähän tulee virheteksti, jos sukupuolen merkkaaminen on väärä. Valitse Summa-napin vierestä nuolinäppäin (2). Valitse Lisää funktioita (3).

Valitse JOS-funktio (4). Käytämme tätä kun teemme laskutoimituksen joka vertailee tulosta. Hyväksy OK-napilla (5).

Kirjoita Totuus_testi kohtaan funktio joka vertailee kahta määriteltyä solua siitä, onko molempiin kirjoitettu jotain. Jos on, niin arvo on tosi ja syötetty teksti ilmaantuu ruutuun. Kirjoita seuraavat koodit (6):

Totuus_testi  JA(D11<>"";H11<>"")
Arvo_jos_tosi "Virheellinen sukupuolen merkintä"
Arvo_jos_epätosi ""

Hyväksy OK-napista (7) ja tarkista, että kaavarivillä on D10 seuraava kaava:

Tarkista myös nyt, että virheteksti tulee kun valitsee molemmat sukupuolet. D10-ruudulle on valittu malliin punainen väri ja lihavointi.

Lomakkeen tarkastus - ikä

Klikkaa D15, eli paikka mihin haluat virhetekstin tulevan, jos ikä merkitään väärin. Valitse taas Summa-napin vierestä Lisää funktioita. Valitse uudelleen JOS-funktio. Kirjoita seuraavat funktion argumentit:

Hyväksy ja testaa. Kaavariville pitäisi tulla seuraavanlainen kaava D15 soluun:

Lomakkeeseen tulee seuraavanlainen virheilmoitus jos ikä-kohtaan merkataan useampi kuin yksi ruutu.

Valmista kursseille vastaava virheilmoitus jos useamman kuin yhden kurssin valitsee.

Taulukon lukitus

Joskus on hyvä suojata lomakkeet ja taulukot niin, ettei niihin voida kirjoittaa kuin ennalta määrätyille kohdille.

Valitse jokainen kohta johon haluat, että lukitsemisen jälkeen voidaan kirjoittaa tekstiä tai merkitä. Maalaa ruudut pitämällä CTRL-näppäin pohjassa ja valitsemalla solut (1). Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä yhtä valitsemistasi soluista ja valitse kohta Muotoile solut (2).

Valitse tasku Suojaus (1). Poista rasti kohdasta Lukittu (2). Tämä estää valittujen solujen lukittumisen kun suojaamme taulukon. Hyväksy valinnat painamalla OK-nappia (3).

Nyt voimme suojata koko taulukon. Valitse Tarkista-tasku - Suojaa taulukko (4).

Taulukon voi suojata kokonaan tai säätää vain osan suojauksista aktiiviseksi. Tarkista, että sisällön suojaaminen on ruksattu (5). Voit halutessasi suojata työkirjan salasanalla (6). Valikkoruuduista voit tehdä säätöjä koskien työkirjaa (7). Hyväksy suojaus OK-napilla (8).

Kokeile nyt kirjoittaa sallituille alueille ja suojatuille alueille. Ohjelma antaa virhe-ilmoituksen jos yrität kirjoittaa sallittujen alueiden ulkopuolelle. Jotta nyt voit jatkaa taulukon muokkausta, pitää sinun poistaa suojaus uudelleen. Valitse Työkalut - Suojaus - Poista taulukon suojaus.

Pudotusvalikko

Voit myös tehdä pudotusvalikon, jos et halua muita vaihtoehtoja. Teemme nyt sukupuolivalinnan pudotusvalikoksi.

Muokkaa pudotuvalikolle uusi alue lomakkeeseen. Kirjoita lista pudotusvalikon vaihtoehdoista lomakkeen ulkopuolelle. Maalaa paikka johon pudotusvalikko tulee (1). Valitse tasku Tiedot (2) ja paina nappia Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen (3).

Valitse tasku Asetukset (4). Valitse Hyväksy-kohdasta Luettelo (5). Määrittele mistä luettelo tehdään painamalla Lähteen valintanappia (6). Tämä on tehtävä ennen listojen laatimista. Maalaa luetteloon tulevat tiedot (7). Hyväksy luettelo painamalla OK-nappia (8).

Varmista pudotusvalikon toimivuus.