Laitteistovakiointi

1960-luvulla tietokonelaitteistot olivat jo lähtökohtaisesti samankaltaisia, joten tietokoneiden käyttö oli vakiintunutta. Koneet oli rakennettu tiettyihin tehtäviin, ja huoltotoimenpiteet olivat vähäisiä. Käyttäjät ottivat yhteyden keskustietokoneeseen päätteillä, ja käyttö oli samanlaista kaikille. Vasta 1980-luvulla henkilökohtaiset tietokoneet (PC:t) mahdollistivat monipuolisemman ja yksilöllisemmän tietokoneiden käytön. Nyt oli mahdollista rakentaa itsenäisesti toimiva kone, joka soveltui omaan työhön. Tämä toi mukanaan myös ongelmia: yrityksissä oli nyt useita rakenteeltaan erilaisia tietokoneita, joita oli vaikea hallita ja huoltaa.

Nykyäänkin organisaatioissa ja yrityksissä saattaa olla erilaisia tietokonelaitteistoja, johtuen eri aikaan tehdyistä investoinneista tai käyttäjien erilaisista tarpeista. Laitteiston erilaisuus voi tuntua hyvältä idealta, kun käyttäjät saavat omiin tarpeisiinsa räätälöidyt tietokoneet. Erilaiset laitteistot aiheuttavat kuitenkin IT-tuelle paljon päänvaivaa, ja niiden hallinta maksaa organisaatiolle paljon vikatilanteissa, verkon hallinnassa, lisälaitteiden asentamisessa ja käyttäjien tuessa. On paljon helpompaa asentaa ohjelmia ja laiteohjaimia, päivittää ja tehdä muutoksia keskitetysti kuin jokaiselle laitteelle erikseen. Jotta voitaisiin käyttää mahdollisimman vähän erilaisia asennuslevykuvia, laitteistojen tulisi olla mahdollisimman samankaltaisia. Ihanteellinen tilanne olisi, jos käytössä olisi kaksi ohjelmiston levykuvaa: yksi kannettavalle ja toinen pöytäkoneelle. Tämä on kuitenkin lähes mahdotonta, koska käyttäjien tarpeet ovat erilaisia.

Työasemien vakiointi mahdollistaa yhtenäisten levykuvien käytön, vähentää työasemien käytön kustannuksia ja helpottaa IT-tuen työtä, kun ongelmatilanteet ovat samankaltaisia. Hankintahinta laskee, kun ostetaan samankaltaisia koneita, ja laitteiden käyttöönotto on helpompaa. Laitteiden päivittäminen helpottuu, kun ei tarvitse hankkia erilaisia komponentteja. Levykuvan tekeminen on yksinkertaisempaa, mitä vähemmillä eri versioilla pärjätään. Jos levykuvia on vähän, se mahdollistaa mallikoneen pitämisen, jolla voidaan tehdä käytettävyys- ja yhteensopivuustestejä. Näin levykuvaa voidaan kehittää jatkuvasti ja työpisteistä tehdä luotettavimpia.

Minkälainen kone?
Jos käytetään mahdollisimman vähän levykuvia, jotka määrittelevät samanlaiset tietotekniikan laitteistot kaikille käyttäjille, miten voidaan ottaa huomioon erilaiset käyttäjien tarpeet? Tietotekniikan laitteistossa säästöä syntyy, kun laitteisto on käyttäjäystävällistä, helposti koulutettavaa, luotettavaa ja käyttökatkoksia tai virhetilanteita on mahdollisimman vähän. Siksi laitteiston tulee olla laadukas ja käyttäjäystävällinen, eikä pelkästään edullinen. Halvimmat laitteistot voivat pitkällä aikavälillä tulla kalliimmiksi organisaatiolle tai yritykselle. Laitteistojen suunnittelussa on otettava huomioon myös ohjelmistojen kehitys, joka etenee nopeammin kuin laitteistojen uusimissykli. Laitteistojen vaihtoväli on usein 3-5 vuotta tietotekniikan alalla, joten laitteiden on toimittava jopa viiden vuoden päästä uudemmilla ohjelmistoilla.

Jos käyttäjien tietotekniikan taidot ja tarpeet eivät ole liian erilaisia, voi säästöä syntyä samanlaisten koneiden käyttöönotosta ennemmin kuin yksilöllisten. Näissä tapauksissa tietokoneen ominaisuudet suunnitellaan suurimman tehon tarpeen ja vaativimpien ohjelmistojen mukaan. On myös tärkeää ottaa huomioon vaihtuvat mallit. Kuinka pitkään kyseinen malli on tuotannossa ja voiko vanhaa levykuvaa hyödyntää pienillä muutoksilla ja testauksilla? Samassa merkissä pysyminen säästää resursseja tuttujen toimintojen ja asetusten kautta. Ylimääräisen työskentelypäätteen käyttäminen mallikoneena testausta varten säästää tulevaisuuden ongelmilta ja sitä voidaan tarvittaessa käyttää varakoneena. Lisälaitteissa on myös otettava huomioon käytössä olevat laitteet. Toimivatko ne olemassa olevilla käyttöjärjestelmillä, laiteajureilla ja tietokoneilla?

Laitehankinnan vakiointi
Lopulliset valinnat tietotekniikan laitteiden hankinnasta tehdään tarjouspyyntöjen perusteella. Ostopäätöksiin vaikuttavat myyntiyritysten tarjoukset, asiakaspalvelu, takuut ja tuotteiden laatu. Suuremmilla brändeillä on yleensä parempi asiakaspalvelu sekä toimivat myynti- ja takuuorganisaatiot. Monet organisaatiot hyödyntävät leasing-sopimuksia. Vakioimalla ja keskittämällä laitehankinnat käyttämällä samaa laitteiden toimittajaa saadaan etua suuremmista hankinnoista, mikä johtaa edullisempiin hintoihin ja mahdollisimman yhdenmukaiseen laitekantaan.